Four Energy Holding B.V. en haar dochtervennootschappen hebben deze gedragscode opgesteld. Deze gedragscode is van toepassing op alle medewerkers en personen die zich actief inzetten voor Four Energy Holding B.V. en haar dochtervennootschappen (hierna “Four Energy”).
De gedragscode:
a. Laat zien hoe we met elkaar, met klanten en leveranciers omgaan;
b. Waarborgt de (sociale) veiligheid en het welzijn van onze werknemers, klanten en leveranciers.
Waarom een gedragscode?
Integere werknemers zijn een voorwaarde voor een gezond bedrijf. Maar wat versta jij onder integriteit? Om dit toch wat abstracte begrip handen en voeten te geven, hebben we in deze code een aantal uitgangspunten voor gedrag vastgelegd. De gedragscode is een nadere invulling van je arbeidsrelatie met Four Energy en is dus niet vrijblijvend. Houd je je niet aan de code, dan kan er een maatregel worden opgelegd. In het uiterste geval kan het het einde van je dienstverband betekenen. Met het tekenen van je arbeidsovereenkomst of inleenovereenkomst ga je ook akkoord met deze code.
Waar Four Energy voor staat
Four Energy staat midden in de samenleving. We laten ons daarbij leiden door de volgende drie kernwaarden:
Verbindend
Wij hechten veel waarde aan het opbouwen van een gelijkwaardige relatie. Diversiteit en inclusiviteit is voor ons een vanzelfsprekendheid. Wij geloven in handelen vanuit gezamenlijkheid en overeenstemming. Het beste idee komt uit de groep. Daarom staan we altijd open voor de ander en luisteren we naar elkaar. We zijn open en eerlijk. Doen wat je belooft, zien we hierbij als een voorwaarde om op elkaar te kunnen bouwen.
Inspirerend
Wij willen anderen inspireren om energie- en klimaatbewust te ondernemen. Vanuit onze gepassioneerde overtuiging dat alleen door nu te handelen onze planeet leefbaar blijft voor de volgende generaties, zien we kansen anderen te stimuleren om een bijdrage te leveren aan CO2-reductie.
Ondernemend
Wij denken in persoonlijke en zakelijke kansen. Daarom tonen we initiatief en durf. Hierbij gebruiken we onze ontwikkelkracht en expertise. We zien wat er beter kan, of waar anderen behoeften aan hebben en zetten dit om in doelgerichte kwalitatieve acties. Wij nemen daarin eigenaarschap en gaan altijd voor het beste resultaat. Want wij willen een toonaangevende rol in de markt innemen.
1. Algemene omgangsvormen
- Houd je aan de wet
- Respecteer de ander
- Neem verantwoordelijkheid voor je functioneren en gedrag
- Ga vertrouwelijk om met gevoelige (bedrijfs)informatie
- Gebruik je inleen- of dienstverband niet voor persoonlijk gewin
- Zie je zaken die niet door de beugel kunnen of die een risico vormen voor Four Energy? Spreek de perso(o)n(en) in kwestie daar dan op aan. Als dat niet kan of als dit geen effect heeft, meld het dan bij je leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon
- Je verricht je werkzaamheden zonder invloed van alcohol en drugs.
Tijdens je werk vertegenwoordig je Four Energy. Zeker wanneer je in een dienstauto rijdt en/of bedrijfskleding met ons logo draagt ben je voor de buitenwereld direct herkenbaar als een medewerker van Four Energy. Houd je dus aan de regels, zowel in het sociaal verkeer als op de weg, en bewaar altijd je zelfbeheersing. Bedenk dat als je een fout begaat, niet alleen jij daarop wordt aangesproken maar ook Four Energy.
Persoonlijk gewin
We hanteren strikte regels voor inhuur en één daarvan is dat de inhuur geen medewerker van Four Energy of directe familie van een medewerker mag zijn. Dit om (schijnbare) belangenverstrengeling en vriendjespolitiek tegen te gaan. Wees hier dus altijd bedacht op als je externe hulp nodig hebt.
Omgaan met collega’s
Bij Four Energy werken we veel en graag samen. Het is dan goed om af te spreken hoe we op een integere manier met elkaar om kunnen gaan.
- Help en stimuleer elkaar om (team)resultaten te behalen
- Toon wederzijds respect
- Maak heldere afspraken en houd je hieraan
- Geef elkaar positieve en opbouwende feedback – juist ook bij tegenslagen.
2. Algemene huisregels en Veiligheid op 1
De algemene huis- en veiligheidsregels gelden niet alleen voor alle medewerkers van Four Energy, maar ook voor aannemers / derden die voor Four Energy werken en voor alle bezoekers aan Four Energy-vestigingen.
3. Omgaan met externe contacten In de omgang met externe contacten zoals partners, leveranciers, klanten en media, handelen we integer. Daarbij hanteren we de volgende richtlijnen:
- We stellen onze gedragsregels ook beschikbaar aan onze partners en leveranciers. We verwachten dat zij onze regels kennen, respecteren en deze uitdragen aan hun medewerkers
- We respecteren de codes van onze partners voor zover deze niet in strijd zijn met onze code
- We benaderen al onze relaties eerlijk, respectvol, correct en zorgvuldig en op basis van gelijkwaardigheid
- We staan open voor feedback en willen leren van onze klanten en relaties
- We gaan correct om met de pers
- We houden de relaties met leveranciers of klanten zuiver en we zijn kritisch in het accepteren of verstrekken van geschenken of gunsten zoals uitnodigingen voor evenementen. Ga hierover in gesprek met je leidinggevende.
Relatiegeschenken
Natuurlijk is het erg leuk als je werk gewaardeerd wordt met een persoonlijk relatiegeschenk. Het is iets om trots op te zijn, maar er komt wel een aantal regels bij kijken. Een persoonlijk cadeau of uitnodiging voor een evenement (bijvoorbeeld voor een uitstekende samenwerking bij een speciaal project) onder de 50 euro mag je accepteren. Meld wel altijd aan je leidinggevende dat je het gekregen hebt en van wie. Accepteer geen geschenk van een partij waarmee Four Energy nog in onderhandeling is. Zo voorkomen we belangenverstrengeling.
Voor kerstgeschenken gelden andere regels: bederfbare goederen mag je met je collega’s direct consumeren. Niet bederfelijke kerstgeschenken lever je in bij het servicepunt. Daar worden ze geregistreerd en met kerst verloot onder alle medewerkers.
4. Omgaan met bedrijfsmiddelen
Met bedrijfsmiddelen bedoelen we bijvoorbeeld apparaten, computers, telefoons, kantoorbenodigdheden, auto’s en andere voorzieningen van Four Energy die je gebruikt tijdens je werkzaamheden voor Four Energy.
- Ga zorgvuldig om met de door Four Energy beschikbaar gestelde bedrijfsmiddelen
- Maak geen onnodige kosten tijdens het gebruik van bedrijfsmiddelen.
5. Omgaan met informatie en ICT-middelen
Rond het gebruik van ICT-middelen zijn regels opgesteld. Zo bewaken we de vertrouwelijkheid van gegevens en houden we ons aan de ‘etiquette’ (online omgangsvormen). Onder ICT verstaan we zowel hardware (pc, laptop, smartphone, usb-stick) als het bedrijfsnetwerk, internet, e-mail en dataopslag. De ICT-richtlijnen gelden voor iedereen, of dat nu op kantoor is, een andere locatie of thuis is.
De ICT-richtlijnen vind je hier:
- Als het delen van informatie met derden noodzakelijk is, houd je dan aan de regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
- Zorg dat vertrouwelijke en/of naar personen herleidbare informatie ook vertrouwelijk blijft
- Vertrouwelijke informatie niet delen via e-mail, social media en internet. Bespreek deze informatie persoonlijk of deel het via een versleuteld bestand;
- Zorg dat je mobiele apparatuur, in bruikleen van Four Energy, beveiligd is d.m.v. de door Four Energy voorgeschreven Beveiliging apps, zoals de bedrijfsportal en Lookout
- Zorg dat je mobiele apparatuur, in bruikleen van Four Energy, bij openbare wifi gebruik maakt van de VPN-verbinding (op de laptop) of een eigen hotspot via de mobiele telefoon (4G of 5G). Dit kun je nalezen op de betreffende gebruikershandleiding
- Gebruik alleen sterke wachtwoorden en geef je wachtwoord nooit uit handen, ook niet aan een collega
- Zorg er altijd voor dat je je computer vergrendeld als je even wegloopt van je werkplek. Ook als je thuis of op een andere locatie werkt
- Zorg dat je laptop en smartphone voorzien zijn van de laatste updates
- Meld het bij de compliance officer als verlies of diefstal van een ICT-middel plaatsvindt
- Meld incidenten en datalekken altijd via de compliance officer.
6. Omgaan met financiële zaken/eigen verantwoordelijkheid
Four Energy gaat uit van de eigen verantwoordelijkheid en integriteit van haar werknemers. We nemen dan ook aan dat we zaken als het declareren van overwerk, thuiswerken, flexibele werktijden of het inboeken van verlof met een gerust hart aan je over kunnen laten.
7. Ongewenst gedrag: voorkomen, signaleren en melden
Four Energy streeft een werkklimaat na waarin iedereen elkaar respecteert. Pesten, negeren, bespotten, roddelen, discrimineren, seksueel intimideren, agressie en geweld, in je eentje of als groep, past daar niet bij.
- Benader elke collega met respect, zowel persoonlijk als per e-mail of telefoon en zowel verbaal als non-verbaal. Een blik of een gebaar kan net zo bedreigend of kwetsend zijn als een uitspraak
- Zorg samen voor een prettige en open sfeer op de afdeling. Bespreek de omgangsvormen bijvoorbeeld tijdens het werkoverleg
- Herken ongewenst gedrag, bij jezelf en bij anderen, en spreek collega’s er zo nodig op aan. Helpt dat niet, schakel dan de hulp van je leidinggevende of een vertrouwenspersoon in.
8. Klachten melden
Het is ieders eigen verantwoordelijkheid de ‘gedragscode’ in acht te nemen. Ervaar je iets als een ongewenste omgangsvorm? Meld het dan.
- Stap naar je leidinggevende (als eerstverantwoordelijke) of praat met een vertrouwenspersoon. Zij behandelen je melding altijd vertrouwelijk, zij hebben namelijk een geheimhoudingsplicht. De namen en contactgegevens van de vertrouwenspersonen vind je in de briefing over de Vertrouwenskamer.
- Meestal is bemiddeling afdoende, soms leidt het tot een formele klacht bij de externe klachtencommissie. Dat is het officiële orgaan dat klachten behandelt en dat de directie adviseert over het nemen van maatregelen.
9. Klokkenluidersregeling
Four Energy vindt goed bestuur van belang voor het functioneren van de organisatie. Daarom hebben we een klokkenluidersregeling. Hiermee kun je als medewerker een misstand rapporteren. Vermoed je misstappen, fraude of corruptie binnen Four Energy? Neem dan je verantwoordelijkheid en meld het zoals is voorgeschreven in de procedures. Je kunt je ook wenden tot de externe vertrouwenspersoon Klokkenluidersregeling van Four Energy. Je melding wordt zorgvuldig en strikt vertrouwelijk behandeld. Je baan en je positie lopen geen gevaar. Alle informatie over deze regeling en bijbehorende procedures staan beschreven in de briefing over de Vertrouwenskamer.
10. Wijzigingen
Wij houden ons het recht voor deze Gedragscode eenzijdig aan te passen. Wij zullen jou op passende wijze informeren over eventuele aanpassingen. Deze gewijzigde Gedragscode is vastgesteld op 1 mei 2022.
11. Contact?
Heb je na het lezen van deze gedragscode nog vragen? Is er nog iets onduidelijk? Wil je iets toevoegen of opmerken? Bespreek het dan met je leidinggevende.